Flexi Workspace: Desk-Sharing, Räume und Fahrzeuge in einer App

Die Ausgangslage

Desk-Sharing spart Fläche, aber nur, wenn alle wissen, welcher Platz frei ist. Mit Excel-Listen, Outlook-Ressourcen und Zuruf entstehen Doppelbelegungen, „Phantom-Buchungen“ von Kollegen im Homeoffice und am Ende doch wieder feste Plätze. Besprechungsräume und Dienstfahrzeuge laufen meist über ein weiteres System.

Die Lösung

Flexi Workspace ist eine Buchungsplattform für alle gemeinsam genutzten Ressourcen einer Organisation. Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze, Besprechungsräume sowie Fahrzeuge und Stellplätze direkt auf grafischen Grundrissen, vom Bürogeschoss bis zur Tiefgarage. Die Plattform läuft im Browser und als installierbare App auf dem Smartphone. Mehr zum Produkt, zu den Funktionen und zum Lizenzmodell zeigt die Präsentationsseite von Flexi Workspace.

Neben der öffentlichen Instanz betreiben wir eigene, abgeschottete Instanzen für größere Organisationen, mit eigener Datenbank, eigenem Hintergrunddienst und eigenem Farbschema.

Was das bringt

• Keine Geisterbuchungen: Am Buchungstag kommt eine Erinnerung mit Bestätigungslink. Wer nicht bestätigt, verliert den Platz automatisch, und er steht wieder allen zur Verfügung.
• Weniger Fläche, bessere Planung: Auslastungsstatistiken je Platz und über die Zeit zeigen, wie viele Plätze wirklich gebraucht werden.
• Ein Werkzeug statt drei: Arbeitsplätze, Räume und Fahrzeuge in einer Oberfläche, mit einem Login.
• Schnell gebucht: „Beliebiger Platz“ bucht mit zwei Klicks einen freien Platz, inklusive bis zu vier Alternativen. Serienbuchungen und Suche nach Ausstattung (z. B. Automatik, Diesel, höhenverstellbarer Tisch) inklusive.
• Teamgefühl trotz Homeoffice: Man sieht, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind, und kann sich danach richten.
• Made and hosted in Germany, DSGVO-konform: Die Plattform wird in Deutschland gehostet und erfüllt die Anforderungen der DSGVO.
• Im eigenen Kalender: Jede Buchung per iCal-Link in Outlook, Google oder Apple Kalender.

Was dieses Projekt besonders macht

Merkmal	Warum es zählt
Buchung auf echten Grundrissen (SVG)	Mitarbeitende erkennen ihren Platz sofort, statt Platznummern zu suchen
Bestätigungspflicht mit Auto-Storno	Gebuchte Fläche ist tatsächlich genutzte Fläche
Mandantenfähig mit Organisationsbaum	Standorte, Abteilungen und Rechte bilden die echte Struktur ab
Eigene Instanz auf Wunsch	Strikte Datentrennung und eigenes Branding für größere Kunden
Progressive Web App	Installierbar auf Android, iOS und Desktop, ohne App Store
Login vom PC aufs Smartphone per QR-Code	Kein Passwort-Abtippen auf dem Handy
Self-Service für Administratoren	Sitzpläne, Einladungen, Rechte und Hinweistexte ohne Ticket an den Hersteller
Hosting in Deutschland, DSGVO-konform	Container-Betrieb mit Load-Balancer, automatisiertem Deployment und Monitoring

Technik im Überblick

Angular-PWA im Frontend, REST-API und ID-Server auf ASP.NET Core (.NET), ein eigener Hintergrunddienst mit Quartz.NET für Erinnerungen, automatische Stornierung, Mailversand und Statistik. Datenhaltung in SQL Server, Redis als Cache. Alle Dienste laufen als Docker-Container hinter Traefik in der Hetzner Cloud; GitLab CI baut und verteilt jede Version automatisch.