Vertragsdatenbank: alle Verträge eines Landesverbands an einem Ort

Die Ausgangslage

Der Landesverband Sachsen der Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. verwaltete die Verträge seiner Regionalverbände in Excel-Tabellen: Miete, Wartung, Dienstleistungen, Versicherungen. Welche Verträge demnächst auslaufen, was sie im Jahr kosten und wo das unterschriebene Dokument liegt, ließ sich nur mühsam beantworten.

Die Lösung

Eine Datenbankanwendung, die alle Verträge zentral verwaltet und von allen Regionalverbänden des Landesverbandes genutzt wird. Erfasst werden Vertragsgegenstand, Vertragspartner, Kosten je Periode und Kündigungsfrist. Zu jedem Vertrag lassen sich beliebig viele Dokumente ablegen, die einheitlich benannt im Dateisystem gespeichert werden.

Was das bringt

• Schluss mit Exceltabellen: zentrale Datenhaltung für alle Regionalverbände, jeder sieht seine eigenen Verträge.
• Kosten im Griff: Aussagen zu den laufenden Kosten sind jederzeit möglich, auch je Kostenstelle.
• Keine verpassten Fristen: Verträge werden vor Verlängerung oder Auslaufen zur Prüfung vorgelegt, eine E-Mail erinnert die zuständige Person frühzeitig.
• Kontrolle für die Betriebswirtschaft: Ein Controller-Modus erlaubt den Blick über alle Mandanten.
• Berichte: Liste der aktuellen Verträge und Einzelvertrag, jeweils als Excel- oder PDF-Export.
• Automatische Prolongation von Verträgen, die sich verlängern.

Als Datenbank diente Microsoft Access, optional Microsoft SQL Server.