Immobilien- und Instandhaltungsverwaltung: Portal für Verwalter und Gewerke

Die Ausgangslage

Ein Immobilienverwalter in Leipzig koordiniert für viele Objekte Instandhaltung, Modernisierung und Schadensfälle mit zahlreichen Handwerksbetrieben. Angebote, Termine, Fotos und Rechnungen liefen über Telefon, E-Mail und Papier. Wer wann was zu erledigen hatte, wusste oft nur eine Person.

Die Lösung

Seit 2009 entwickeln wir dafür ein Webportal. Entstanden als Projektverwaltung, deckt es heute den ganzen Lebenszyklus einer Immobilie ab: Objekte verwalten und vermieten, Projekte mit mehreren Gewerken steuern, Wartungsverträge überwachen und auswerten.

Was das bringt

• Ein Prozess für jeden Auftrag: Jede Teilaufgabe durchläuft dieselben Phasen, von der Angebotsanfrage über Freigabe, Termine und Fertigmeldung bis zur Rechnung und Bezahlung.
• Termine im Blick: Teilaufgaben werden terminiert und im Gantt-Diagramm dargestellt, überfällige Termine lösen E-Mail-Erinnerungen aus.
• Kommunikation am Projekt: Auftraggeber, Gewerke und Projektcontroller schreiben projektbezogen, Fotos und Dokumente liegen am richtigen Ort. Betroffene Mieter können eingebunden werden.
• Schneller im Schadensfall: Eine eigene Schnittstelle für Versicherungsvertreter mit Kostenblättern und Schadensmeldung beschleunigt die Regulierung.
• Objektverwaltung inklusive: Objekte und Mietbereiche mit Flächen, Zählern und Historie, Exposé per Mausklick und Schlüsselmanagement per RFID.
• Wartung automatisch: Wird eine Wartung fällig, startet das Portal ein Projekt und hängt die Wartungsunterlagen an.

Berichte und Auswertungen

Jedes Modul hat eigene Auswertungen, zum Beispiel freie und frei werdende Wohnungen mit umfangreichen Filtern, Wohnungen im Umbau, ausgegebene Schlüssel, Umsatzstatistiken für Gewerke und Verwaltung sowie die Einsatzplanung der Gewerke. Im Januar 2013 nutzten über 65 Gewerke und mehrere Immobilienverwaltungen das Portal.